四畳半をまたぐ越界者

日々学んだことや、感じたことをつらつらと書いていきます。

プロジェクトマネージメントの経験、反省点

つい先日、推進担当をしていたプロジェクトがとうとうクローズした。

昨年の終わり頃からやっていたから、足掛け半年くらいか。直接的な関係者は大体20人くらい、間接的な関係者はその3倍くらいか。全社の業務に影響があると思えば今振り返ると自分のキャリアの中ではかなり規模が大きい仕事だったのだろう。

 

自分自身にあまりスキルがないため、マネージメントに特化した事務局的な役割だけしかしなかったけれども、周りからの評判は良かったように思う。

 

メモがわりにやったことを書き残しておく。

書き出してみると、大したことはやっていない...が、これも数十億規模のプロジェクトマネージメント経験って言えちゃうから、経歴ってのは信用ならない。

※自分のスキルはPMBOKの本をかじったことがある程度。

 

基本的な業務

・議事メモ作成

途中から人に任せたが、最初の方は自分でやっていた。課題管理表と同時並行で進めると内容の更新がきついので、課題管理表に寄せるようにしたほうがいい。

具体的な日付、口頭でのOK/NG判断が最重要。今振り返ると、普段は出ていない担当者が出てきて最後の方にちょろっとする質問ほど慎重に答えるべきなのだと思った。

本題に関しては何も言わずに、最後に質問だけすると言うことは、その質問をするためだけに会議に参加している可能性が高く、そんな質問は超重要。

・課題管理表の作成

プロジェクトを進める上で、参加者やキーマンが気になってることをまとめるエクセル資料を早い段階で作成した。

結論から言うとまだ問題が明らかになって段階でこれを作っておいたのが結構いい判断だった。

会議で話した内容で書いてないことはないようにしたのもポイント。

定期的に限られたメンバーで内容を確認する場を作ったのも良かった。

・課題管理表のメンテナンス

課題管理表を作ってもわかりやすい形で書いてくれる人は稀だったので、担当者にヒアリングしてわかりやすい形に直していた。

また、タスクに進捗があるので進捗が書かれてない場合には聞きに行った。

そもそもつぎのタスクが明記されてないものもあったりしたので、そういった場合は時間を大目に取った。

追加・変更・更新が主な内容であり、課題を削除することは最後までなかった。

・会議のスケジュール調整

全員の都合を合わせるのは無理なので、実は裏でキーマンは必ず参加できるように時間を調整していた。

今回のプロジェクトが特殊なのは、当初はあまり注目されていなかったのが時を経るごとに重要性が増していったことと、上から正式に対応のお達しがなかったので自発的にプロジェクトを作らなければやばいことになってた可能性があったこと。

強制的に時間をとって話すようにしたのは大きい。

・タスクのスケジュール引き

課題に対して、ゴールから逆算して、共通したマイルストーンを元に進捗管理した。

・会議時の概要説明資料作成

途中から無くした。

今までやったことがない対応だったため関係者がだれか当初ははっきりせず、途中で追加になるメンバーのために最初の5分間はプロジェクトの文脈説明に使った。

確か目的と背景、簡単なあらすじ的な文章を一枚にまとめていたような気がする。

多分しっかりとプロジェクト計画書とか作れるようなプロジェクトだと必要ない。

今回の場合、どれくらいの課題があるのか、どのような対応をする必要があるのかもわからない中でプロジェクトが始まり、PMの白羽の矢が自分に立ったので作成した。

ただ、一枚ぺらでも概要資料があると、だいぶやりやすかった気がしないでもない。何が問題になっているのか、参加者が共通認識を合わせてから打ち合わせに入れる。

参加者の理解度が薄かったり、長期間対応するプロジェクトだったりすると有用かも。

・会議時のファシリテーション

基本的には課題管理表の棚卸しだったので、当日はそんなに大変ではない。ただ、会話の切れ目を掴むのにはコツがあるかもしれない(話題が終わったサインが欲しい時は結構あった)

次回までの課題・締め切り・今日話した論点を簡単にでいいので説明できる状態にしておけばOK。

・締め切りに合わせた進捗の催促(リマインド)

喜怒哀楽交えて催促する必要がある(真剣に)。

相手も忙しい中で対応してくれるので、なるべく相手の手間を減らすことを考えて催促するのが吉。

 

突発的な業務

・上層部への説明資料作成

課題管理表に書いてあることをわかりやすく書く。

・担当者不在タスクのポテンヒット防止(拾う)

関係者全員が主体的に行動してくれるわけではないが、どうしてもみんな自分の担当部分以外目がいかなくなるので、プロジェクト全体を俯瞰的にみて足りない部分のフォローが必要。

特に、メインストリームから離れた部署へのフォローは余裕があればやる程度の扱いになりかねなかった(そしてみな余裕がない)

・会議時に論点が曖昧になった時の状況整理

全員に「?」マークが浮かんで、頼りになる人も口をつぐむ部分がある時は、わからないなりに確認をする。そうすると結構話に進捗があったりする。

・いい感じの締めの言葉

打ち合わせで話した内容を総括、次回の打ち合わせに向けての宿題の整理、不明点確認、クローズ、の流れは変わらない。

 

学び

・プロジェクトマネージメントでまずやることは、定型的な仕事を管理すること(事務局として仕事をとっととルーチン化する)

・課題は実施した実績のある無しで考える。ない場合は課題、ある場合はタスクとするのが良い気がした。

・議事メモの作成が思ってる以上に苦手である。会話形式にすると網羅したくなってしまうので、簡単な議事メモ形式を学ぶべきかも。

ファシリテーション能力には長けているのかもしれない。

 

以上、いい経験でした。

(この文章は帰りの通勤電車の中で1時間程度で書かれました)